Achetez une viennoiserie, se rendre au travail, réserver une table pour le déjeuner.

Qu’est-ce que toutes ces choses apparemment disparates ont en commun ? Elles impliquent tous une sorte de processus, ou une série d’étapes qui peuvent être reproduites pour atteindre un objectif prédéfini.

Dans la vie tout peut être considéré comme un processus, il existe donc, en général, également un moyen de numériser ce processus.

Avant la pandémie du COVID-19, la transformation numérique des processus au travail était un «nice to have», mais à présent, c’est devenu une nécessité pour la plupart des entreprises.

Ce changement ne se fait pas toujours facilement, en particulier lorsqu’il s’agit de modifier des processus en place depuis des décennies.

Il existe cependant des moyens de rendre la transition plus fluide et plus efficace.

Nous pourrions décomposer cette transformation en quatre points clés:

Comprendre que les gens peuvent résister au changement.

Si vous deviez modifier un processus pour une machine, cela n’aurait pas d’importance. Mais les humains ne sont pas des machines et nous sommes sensibles à notre histoire. Nous avons des préjugés sur la façon dont nous avons fait les choses et nous pouvons être amené à créer de la résistance lorsqu’il s’agit de changer.

Qu’est-ce qui nous rend si résistants ? Une mauvaise expérience avec un changement de processus dans le passé ? Peut-être que nous ne voulons tout simplement pas apprendre quelque chose de nouveau ? Quelle que soit la raison, les entreprises doivent comprendre que lorsqu’il s’agit de remplacer des processus manuels par des processus numériques, cela doit être fait de manière à tenir compte des tendances humaines pour que la transformation numérique réussisse.

Adoptez la transformation au lieu de changer les comportements.

Le message ici est de garder les choses simples.

Plutôt que d’essayer de changer les comportements qui sont en place depuis longtemps, essayez de les remplacer par leurs homologues numériques.

Par exemple, disons que nous voulions numériser le processus d’état des lieux réalisé après une location de voiture. Actuellement, l’inspecteur imprime un rapport d’état des lieux vierge et le remplit physiquement pour effectuer l’inspection. Une fois terminé, il l’apporte au bureau pour qu’il soit traité par l’équipe administrative.

Comment numériser rapidement ce processus ? En remplaçant simplement le morceau de papier physique par une tablette. L’inspecteur n’a pas vraiment besoin de changer quoi que ce soit. Il effectue l’inspection exactement de la même manière, mais maintenant, il n’a pas à faire l’étape supplémentaire consistant à retourner au bureau et à remettre le papier à traiter.

Cette dernière étape est remplacée par un simple clic sur le bouton « Transmettre ».

Assurez-vous que la solution numérique est un stimulant en soi pour les employés.

Les entreprises savent comment parler au consommateur mais traitent souvent les employés différemment. Digitaliser un processus au travail est simplement devenu une « exigence » : c’est ainsi que nous faisons les choses maintenant.

Au lieu de cela, l’industrie devrait se tourner vers le marché de la consommation pour trouver l’inspiration et s’assurer que les avantages du changement numérique sont si grands que les employés seront ravis de les adopter.

L’incitation doit être communiquée aux employés avant tout pour que la numérisation réussisse.

Digitalisez l’ensemble du processus, pas seulement une partie de celui-ci.

Si vous voulez vraiment profiter pleinement de la numérisation d’un processus, vous devez aller jusqu’au bout. Vous devez examiner l’ensemble du processus et pas seulement une partie de celui-ci. Autrement, le risque est que vous ne gagnerez pas assez d’argent ou ne gagnerez pas suffisamment de temps pour que le jeu n’en vaille la chandelle.

Prenons l’exemple de la tendance de la commande en ligne dîtes « drive ». Pensez-vous qu’autant de consommateurs auraient adopté ce nouveau style d’achat en ligne s’ils devaient quand même récupérer leur commande à l’intérieur des magasins ? Définitivement pas, car ce n’est tout simplement pas aussi pratique.

Sur le lieu de travail, si une seule partie d’un processus est numérisée, il n’y aura pas autant de temps ou d’argent économisé par rapport au reste du processus non numérisé, les employés n’en verront pas la valeur et il est donc plus susceptible d’échouer.

Si vous voulez vraiment que cela fonctionne, vous devez donc mener le processus de digitalisation jusqu’au bout.